Stellen Sie auf eine cloudbasierte Telefonanlage um oder wechseln den Anbieter der Cloud Telefonanlage stellt sich unter anderem die Frage, ob Sie die virtuelle Telefonanlage selbst administrieren wollen oder als komplett gemanagte Cloud Telefonanlage wählen.
Ein großer Vorteil bei den gehosteten Telefonanlagen ist der Wegfall von Wartungsarbeiten und Updates für die Cloud Telefonanlage, da beides zentral im Rechenzentrum vom Betreiber der Telefonanlage gemanagt wird und in der Regel auf Lebenszeit inklusive ist. Die Telefonanlage ist standortunabhängig, mehrere Standorte lassen sich sehr einfach einbinden.
Doch wer kümmert sich um die Einrichtung und Administration der cloudbasierten Telefonanlage, damit alles vor Ort bestens funktioniert und läuft? Die Cloud Telefonanlage administrieren zu wollen, setzt zumindest ein gutes Basiswissen voraus - so lange der Funktionsumfang überschaubar ist. Es stellt sich eine Frage…
Um eine optimale Antwort zu finden, gilt es verschiedene Aspekte zu berücksichtigen, auf die ich hier näher eingehe.
Ein grundsätzlicher Tipp vorweg: Wenn Sie die Cloud Telefonanlage managen lassen, nutzen Sie dafür einen Partner, der zwischen den Betreiber der Cloud Telefonanlage und Ihnen steht. Also einen Dienstleister, der sich mit Cloud Telefonanlagen auskennt. Warum? …
Sie erhalten auf diesem Weg in der Regel schnellere, kürzere und unbürokratischere Reaktionen und Lösungen Ihrer Anfragen. Er kennt die Telefonanlage, er kennt den Betreiber der Cloud Telefonanlage und vor allen, er kennt Sie. Auf diese Weise kann er schnell und besser helfen.
Die Cloud Telefonanlage im Managed Service ist für kleine Unternehmen eine ideale Telefonie-Lösnug.
Wir müssen nicht alles wissen und nicht alles können. Ohne eine gewisse technische Affinität, ein gewisses Grundwissen, sollten Sie die Telefonanlage auf jeden Fall managen lassen. Es reicht vollkommen aus, wenn Sie einfach „nur“ Benutzer sind und telefonieren.
In diesem Fall spielt auch die Größe und der benötigte Leistungsumfang keine Rolle, sparen Sie sich den Stress beim Verwalten Telefonanlage Funktionen und setzen Sie auf eine gemanagte Cloud Telefonanlage. Zeitgesteuerte Weiterleitungsszenarien in der Cloud - je nach Anbieter und Cloud PBX - z.B. müssen nicht unbedingt intuitiv sein und können eine kleine Herausforderung darstellen.
Plug & Play ist für Sie die ideale Lösung. Haben Sie Fragen, sind Erweiterungen oder Änderungen nötig, rufen Sie einfach Ihren Partner für die virtuelle Telefonanlage an und er wird sich darum kümmern.
Bei kleinen Telefonanlagen ist die eigene Administration in vielen Fällen noch einfacher möglich, je größer Ihre Telefonanlage wird, desto umfangreicher wird die Ersteinrichtung für IP Telefonie.
Sie müssen nicht nur die Telefone in der Cloud Telefonanlage anlegen, sondern es besteht bei größeren Telefonanlagen meistens ein erhöhter Einrichtungsaufwand. Hat ein Mitarbeiter zum Beispiel 3 Telefone (1x Schreibtisch, 1x Smartphone und 1x Home Office) gibt es einiges zu beachten und ist die korrekte Einrichtung für eine reibungslose Kommunikation entscheidend.
Ein kleiner Fehler in der Einrichtung, eine kleine Unachtsamkeit beim Anlegen von Nebenstellen kann zu einer aufwendigen Fehlersuche führen.
Je größer die cloudbasierte Telefonanlage ausfällt, desto mehr Sinn ergibt.
Bei größeren Telefonanlagen steigt meistens auch der benötigte Leistungsumfang. Es müssen in der Regel Anrufgruppen und Teams definiert werden. Oft gibt es Bedarf bzw. die Notwendigkeit Anrufe zu routen und steuern. Soll ein Sprach-Dialog-System (IVR) mit individuellen Ansagen eingesetzt werden oder werden Call Center Funktionen benötigt oder…
Mit den steigenden Möglichkeiten und größeren Leistungsumfang wachsen ebenfalls die Anforderungen an die Administration der Telefonanlage aus der Cloud.
Wer nicht aus der Welt der Telekommunikation kommt, benötigt deutlich mehr Zeit bei der Administration und unterlaufen leichter Fehler.
Eine gemanagte Cloud Telefonanlage macht in diesem Fall durchaus Sinn.
Unternehmen, die eine eigene IT Abteilung haben, sind klar im Vorteil, wenn es um die eigene Administration einer cloudbasierten Telefonanlage geht, doch auch hier sollte man sich im Klaren sein: TK ist nicht IT.
Die Logik in Abläufen von Nebenstellen und Anrufsteuerung ist eine andere als beim Administrieren eine Firewall, um ein plakatives Beispiel zu bringen.
Bevor sich die IT, die in den meisten Unternehmen jetzt bereits überlastet ist, zusätzlich noch in die Abläufe und Administration einer virtuellen TK-Anlage einarbeiten muss, kann die gemanagte Telefonanlage eine sinnvolle Alternative sein.
Während sich der Anbieter der Cloud Telefonanlage um Wartungen, Sicherheitsupdates, Updates sowie Upgrades und neue Funktionen direkt im Rechenzentrum kümmert und der Kunde (oder dessen Administrator) nichts machen muss, bleiben die Tischtelefone bei Updates außen vor.
Die SIP-Telefone der verschiedenen Anbieter erhalten in unregelmäßigen Abständen Updates, die Sicherheit, Optimierungen und Funktionen betreffen können. Wer kümmert sich darum, dass die Telefone mit Updates versehen werden?
Administrieren Sie die Cloud Telefonanlage selbst, müssen Sie für das Einspielen von Updates folgende Schritte befolgen
1. Sie müssen überprüfen, ob es für das SIP-Telefon ein Update gibt.
2. Sie müssen überprüfen, ob das Update vom Anbieter der Cloud Telefonanlage bereits für die virtuelle Telefonanlage freigegeben wurde.
3. Wurde das Update freigegeben, können Sie das Update für das SIP Telefon starten
Bei der durch einen Partner gemanagten Cloud Telefonanlage kümmert sich der Partner um diese Schritte. Er weiß, welche Telefone Sie einsetzen, wann es Updates gibt und wann diese freigeben sind.
Zusammenfassend können wir sagen, die eigene Administration der Cloud Telefonanlage kann sich lohnen, wenn
- Es sich um eine kleine cloudbasierte Telefonanlage handelt
- Technische Grundkenntnisse gegeben sind bzw. eine IT mit zeitlichen Ressourcen verfügbar ist
- Nur einfache Leistungsmerkmale benötigt werden
Die Cloud Telefonanlage einrichten ist kein Hexenwerk, sofern die VoIP Telefonanlage nicht zu umfangreich ist.
Für die Cloud Telefonanlage externe Administration in Anspruch zu nehmen, ist somit besonders für den Klein- und Mittelstand eine interessante Strategie. So können Sie die Cloud Telefonanlage nutzen, ohne sich in die Technik einarbeiten zu können.
Unter den folgenden Gegebenheiten sollten Sie eine gemanagte Cloud Telefonanlage in Betracht ziehen.
- Es handelt sich um eine große cloudbasierte Telefonanlage (viele Nebenstellen bzw. Benutzer)
- Es sind keine technischen Grundkenntnisse gegeben, bzw. keine IT oder die IT ist bereits ausgelastet.
- Es werden umfangreiche Leistungsmerkmale mit Gruppen, Teams und Anrufsteuerungen benötigt.
Bei einer gehosteten Telefonanlage fallen die Kosten für Wartung und Updates weg, die leistet der Anbieter der Cloud Telefonanlage auf Lebenszeit. Aus diesem Grund sind auch Serviceverträge nicht unbedingt notwendig.
Für die Ersteinrichtung sollten Sie einen Festpreis absprechen. In den meisten Fällen wird eine Pauschale je Nebenstelle oder je Benutzer fällig oder einfach pauschal für die Cloud Telefonanlage. Der Kundenservice sollte eine gute Erreichbarkeit haben, am besten mit einem festen Ansprechparnter.
Kleine Folgeanpassungen an der Konfiguration, bis alles nach Ihren Vorstellungen läuft, sollten mit der Erst-Administration bzw. Einrichtung abgedeckt sein, z.B. Nebenstellen und Endgeräte, IP-Telefone, Anrufbeantworter, Besetztlampenfeld, Weiterleitungsszenarien in der Cloud Telefonanlage.
Fallen später im laufenden Betrieb Änderungen an, brauchen Sie sich nicht mehr in die Cloud Telefonanlage einfuchsen, sondern rufen einfach Ihren Partner an und er kümmerts sich um alles. Für kleine und mittelständische Unternehmen ist ein Sorglos-Paket.
In den meisten Fällen fahren Sie mit der Abrechnung nach Aufwand oder zum Pauschalpreis am besten.
Serviceverträge hingegen sind nur für Unternehmen, bei denen laufend viele Änderungen und Anpassungen anfallen, ideal geeignet, dies wäre der Fall, wenn es oft Routingänderungen gibt bzw. CallCenter Funktionalitäten flexible genutzt werden.
Der eingesparte Zeit- und Kostenaufwand ist es allemal wert. Die Administration der Cloud Telefonanlage bietet für Unternehmen schlagkräftige Vorteile.
Wir beraten Sie gerne, vergleichen Cloud Telefonanlagen mit Ihren Anforderungen, damit Sie die für beste Cloud Telefonanlage nutzen. Weitere Informationen zu den Cloud Telefonanlagen finden Sie hier.
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