Die Wahl der richtigen Telefonanlage war für Unternehmen nie eine einfache Wahl, sollte es eine für die Kommunikation ideal passende Lösung sein. Neben der aktuell benötigten Hardware galt es die Möglichkeiten der Skalierung, der Kosten für Wartung und Laufzeiten zu berücksichtigen.
Mit den Cloud-Telefonanlagen (auch Centrex oder Hosted PBX genannt) wurde der Markt neu gemischt, gleichzeitig ist die Auswahl der Anbieter deutlich gestiegen. Die Wahl der richtigen Kommunikationslösung wird somit nicht unbedingt einfacher, auch wenn bei den meisten Anbietern der Cloud-Telefonanlage die Skalierung unkompliziert und die Wartung sowie Updates lebenslang inklusive sind.
Für kleine und mittelständische Unternehmen macht die virtuelle Cloud Telefonanlage fast immer Sinn und bietet auf jeden Fall auf eine einfache Art und Weise mehr Flexibilität, die in Zeiten von Homeoffice eine ganz neue Bedeutung gewonnen hat. Die Cloud Telefonanlage bietet einen großen Funktionsumfang, ist flexible, lässt sich mit Softphones für Desktop und Smartphone sowie einer Vielzahl von Endgeräten betreiben.
Sie behalten bei der Telefonanlage aus der Cloud Ihre Rufnummern. Die Telefonanlage beinhaltet einen Festnetz Anschluss und bietet günstige Tarife fürs Telefonieren.
Sich direkt an den Anbieter zu wenden, ist so gut wie immer der schlechteste Weg. Ein BMW Händler wird Sie nicht zu Mercedes schicken. Er muss verkaufen, was er hat, nämlich BMW.
Selbst wenn Sie verschiedene Anbieter für Cloud Telefonanlagen vergleichen, stehen Sie vor einer Herausforderung: Sie müssen wissen, auf welche Punkte es ankommt. Da fällt der Vergleich beim Autokauf tatsächlich leichter.
Wir schaffen es heute nicht mehr, uns in jedes Thema, in jede Technik einzuarbeiten. Wir müssen uns in vielen Bereichen mehr und mehr auf Spezialisten verlassen. Dies kommt wahrscheinlich auch Ihnen in Ihrem eigenen Business zu Gute.
Hieraus ergeben sich zwei Fakten:
1. Trennen Sie sich von dem Gedanken, Sie erhalten direkt beim Hersteller die bessere Lösung. Er verkauft nur, was er hat. Sparen Sie sich die Zeit und den Versuch, selbst Anbieter von Cloud, Centrex bzw. Hosted PBX Telefonanlagen zu vergleichen.
2. Sie brauchen einen unabhängigen Partner für die optimale Wahl Ihrer Cloud-Telefonanlage.
Natürlich gibt es auch unabhängige Partner, die zwar verschiedene Anbieter von Cloud-Telefonanlagen im Portfolio haben, aber trotzdem „von der Stange“ verkaufen. Es gibt aber keine „One-Size-Feeds-All“- Telefonanalgen. Wer Ihnen sagt, die Telefonanlage XY passt immer, sagt nicht die Wahrheit oder weiß es nicht besser, in beiden Fällen sollten Sie besser Abstand nehmen.
Den richtigen Partner für Ihre neue Cloud-Telefonanlage finden Sie, in dem Sie bzw. er Ihnen die richtigen Fragen stellt. Hier folgenden die wichtigsten Fragen, mit denen Sie sich einen Überblick verschaffen, Sie mit dem richtigen unabhängigen Partner für Cloud Telefonanlagen sprechen.
Als erstes wird sich ein guter unabhängiger TK-Partner nach Ihrem Bedarf an Nebenstellen und Benutzern informieren.
Bei den cloudbasierten Telefonanlagen gibt es Unterschiede in der Betrachtungsweise und Abrechnung von Nebenstellen. Bei einigen Cloud-Telefonanlagen wird nach Nebenstellen und bei anderen Cloud-Telefonanlagen wird nach Benutzern abgerechnet.
Was ist genau der Unterschied? Veranschaulichen wir es an einem einfachen Beispiel. Ein Unternehmen mit 10 Mitarbeitern hat für jeden Mitarbeiter 3 Nebenstellen. Es kommt häufiger vor, als man vielleicht denken mag.
Wird nach Nebenstellen abgerechnet, muss der Kunde 30 Nebenstellen bezahlen. Wird jedoch nach Benutzern abgerechnet, zahlt er lediglich für 10 Benutzer, unabhängig der Anzahl der Nebenstellen.
Berücksichtigen wir jetzt noch eventuelle Flatrates, erkennen wir schnell, der Unterschied zwischen Nebenstellen und Benutzern kann bei den Kosten sehr ins Gewicht fallen.
Wird nach Nebenstellen abgerechnet, wird auch die Flatrate je Nebenstelle abgerechnet. Bei dem Modell mit der Abrechnung nach Benutzern wird die Flatrate je Benutzer berechnet.
Beide Abrechnungsmodelle haben ihre Berechtigung und müssen immer im gesamten Kontext betrachtet werden. Ein unabhängiger TK-Partner hat beide Varianten zur Auswahl und kann die Lösung gezielt für Ihren Bedarf auswählen.
Benötigt der Kunde zum Beispiel im Saisongeschäft oder bei Projektgeschäften zusätzliche Nebenstellen, macht es Sinn, wenn die Cloud-Telefonanlage sich leicht skalieren lässt, und zwar in beide Richtungen – also zusätzliche Nebenstellen oder Benutzer aber auch weniger Nebenstellen oder Benutzer.
Aufstocken geht immer, aber nicht reduzieren. Je nach Anbieter von Cloud Telefonanlagen gibt es unterschiedliche Laufzeiten für die Nebenstellen.
Wird diese Frage vorher nicht geklärt, kann es für einen Kunden zu unnötigen Kosten führen, wenn er zum Beispiel zum Weihnachtsgeschäft zusätzliche Nebenstellen benötigt und diese dann das gesamte Jahr über weiterbezahlen muss.
Hat der Kunde schwankenden Bedarf an Nebenstellen oder Benutzern, achtet ein anbieterunabhängiger ITK Partner darauf, dass der Kunde einen Cloud Telefonanlagen Anbieter wählt, bei dem Nebenstellen monatlich oder zumindest mit kurzen Fristen von maximal 3 Monaten gekündigt werden können.
Sollen SIP-Telefone (VoIP Telefone) – damit meine ich jetzt Telefone, die auf dem Schreibtisch stehen – eingesetzt werden, Softphones (auf dem PC oder Notebook) oder Apps fürs Smartphone… oder eine Kombination aus allen Varianten?
Werden Softphones oder Smartphone Apps eingesetzt, fährt der Kunde oft am besten, wenn es diese direkt vom Hersteller der Cloud Telefonanlage gibt. Es sollte genauso mit anderen auf dem Markt verfügbaren Softphones und Smartphone Apps funktionieren, aber eben nur „sollte“.
Für die Softphones und Apps gibt es von den Cloud-Telefonanlagen Anbietern in der Regel keine Zertifizierungen und entsprechend übernehmen sie keinen Support, sollte es zu Problemen kommen.
Damit der Kunde Support bei Problemen mit den Telefonen erhält, sollte beim Einsatz von Softphones und Smartphone Apps eine Cloud Telefonanlage gewählt werden, die entsprechende Softphones und Smartphone Apps anbietet.
Bei den SIP Tischtelefonen sollte ebenfalls darauf geachtet werden, dass die Geräte für die Cloud Telefonanlage zertifiziert sind.
Hat der Kunde einen anbieterunabhängigen TK-Partner, klärt er diese Fragen mit dem Kunden und lässt sie mit in die Auswahl der richtigen Cloud Telefonanlage einfließen.
Nicht jede Cloud-Telefonanlage lässt sich mal so eben nebenbei konfigurieren. Der Aufwand und Schwierigkeitsgrad der Einrichtung und Administration hängen sehr vom Leistungsumfang der Telefonanlage ab. Sollte der Kunde sich selbst administrieren wollen, weiß der unabhängige Partner, welche Cloud Telefonanlage sich gut administrieren lässt. Da die virtuelle Telefonanlage im Rechenzentrum steht, erfolgt die Administration per Internetzugriff.
Lassen sich SIP Telefone per Autoprovisionierung anschließen oder müssen sie manuell mit Zugangsdaten gefüttert werden? Bei der Autoprovisionierung zieht sich das Telefon automatisch die in der Cloud Telefonanlage hinterlegten Daten zur Einrichtung, sobald es in die LAN Dose gesteckt wird.
Die Administration einer Telefonanlage beinhaltet die komplette Einrichtung. Wer übernimmt die Administration? Für die meisten Kunden macht eine fertige Plug&Play Einrichtung Sinn, bedeutet, die Einrichtung und Administration übernimmt der Partner für den Kunden. Der Kunde braucht nur noch die Telefone in die LAN Dose zu stecken bzw. erhält für die Softphones und Apps entsprechende Einrichtungs-Links und Support.
Der eingesparte Zeitaufwand beim Kunden ist locker die Kosten für die Einrichtung und Administration durch einen guten unabhängigen ITK Partner wert.
Ein guter unabhängiger TK-Partner wird mit dem Kunden auf dem Vorweg alles genau klären, damit die Umstellung auf die Cloud Telefonanlage reibungslos verläuft – einen Vorteil, den Kunden auf jeden Fall nutzen sollten.
Die Möglichkeit von Auswertungen und Statistiken schwankt ebenfalls sehr bei den verschiedenen Cloud Telefonanlagen.
Während einem Kunden ein Einzelverbindungsnachweis vollkommen ausreicht, benötigt ein anderer Kunde spezifischere Auswertungen. Er möchte Auswertungen über die Auslastung von Rufgruppen, möchte auswerten, wie lange Verkaufsgespräche dauern, möchte die Dauer von Supportgesprächen analysieren etc.
Die Frage sollte auf jeden Fall von vornherein abgeklärt werden, um später unangenehme Überraschungen zu vermeiden.
Natürlich gehören spezifische Fragen zu gewünschten und benötigten Leistungsmerkmalen, wie Rufgruppen, Teams, Routinganforderungen, Ansagen, Instant Messaging, Gruppenchat Verfügbarkeitsanzeigen, virtuelle Faxe, analoge Faxgeräte, IVR (Sprach-Dialog-System), Call Center Funktionen, Hot Desking etc. zu den Leistungsmerkmalen, die ein guter anbieterunabhängiger ITK-Partner auf dem Vorweg ebenfalls in Erfahrung bringt. So hat die Telefonanlage Funktionen, die die Leistungen herkömmlicher System übersteigt. Wollen Sie Teams Telefonie für Microsoft Teams integrieren, ist Ihnen ein inkludierte Videokonferenz wichtig?
Im Standard beherrscht jede mir bekannte Cloud Telefonanlage Anrufbeantworter, Rufumleitungen etc.. Weiterleitungsszenarien in der Cloud Telefonanlage lassen sich intuitiv einrichten und verwalten, so das Anrufe immer die richtigen Endgeräte erreichen.
Einige Features schwanken von Anbieter zu Anbieter sowohl in der Verfügbarkeit, der einfachen Handhabung als auch im Umfang der Möglichkeiten.
Ein anbieterunabhängiger ITK-Partner klärt mit dem Kunden gemeinsam den Bedarf und erkennt an Hand der Daten und seinen Erfahrungen, mit welcher cloud basierten Telefonanlage der Kunde wirklich am besten seine Ziel erreicht.
Fragen Sie, ob Ihr TK-Partner mit mehreren Anbietern für Cloud Telefonanlagen zusammen arbeitet und ob er dann auch in der Praxis regelmäßig unterschiedliche Cloud Telefonanlagen anbietet oder sich auf einen Anbieter konzentriert.
Die Anforderungen und der Bedarf der Kunden sind so unterschiedlich, da passt nicht immer dieselbe Cloud Telefonanlage.
Es macht keinen Sinn mit Kanonen auf Spatzen zu schießen und eine extrem umfangreiche Lösung mit den schönsten und tollsten Features zu verkaufen, wenn der Kunde nur simple Telefonie benötigt. Genauso gefährlich ist es eine Lösung „von der Stange“ anzubieten und später stellt sich heraus, benötigte Funktionen stehen nicht zur Verfügung. Was passiert dann?
Am besten stellt der unabhängige TK-Partner gleich von sich aus die Fragen, dann erkennen Sie sofort, dass er wirkliches Interesse daran hat, die für Sie beste Lösung zu finden.
Er geht auf Ihre Anforderungen ein und macht sich seine Gedanken. Vielleicht kommt er auf für Sie interessante Ideen, Anforderungen umzusetzen.
Sie sagen zum Beispiel, dass Sie ein bestimmtes Ziel erreichen wollen und Ihr Partner für TK-Anlagen macht sich Gedanken und zeigt Ihnen interessante Wege, die zum Ziel führen, die Sie so vorher vielleicht gar nicht in der Art für möglich gehalten hatten.
Auf diese Weise erhalten Sie die für Ihre Anforderungen beste Cloud Telefonanlage zu dem für Sie optimalen Preis-Leistungs-Verhältnis – sorgenfrei, sicher und zukunftssicher.
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